La préparation du stand se révèle un parcours qui laisse peu de place à l’improvisation. Sachant que les attributions d’emplacements sont souvent délivrées en fonction de l’ordre d’arrivée, il est impératif de procéder à la location de l’espace très tôt avant la date d’ouverture du salon. Le stand se conçoit en fonction de l’emplacement choisi.
Le montage du stand se fait généralement quelques jours avant la date du début de l’exposition. Il est pris en charge par l’équipe de conception, par un prestataire de services spécialisé, par l’installateur général ou dans certains cas, par l’exposant lui-même. Tout dépend du type de stand. Les fondations sont posées, la structure prend forme, le stand est installé. Hormis la pose de l’enseigne, elle s’apparente à l’aménagement d’une pièce d’intérieur : cloisons, peinture, moquette, installation électrique et mise en lumière. Puis vient la phase de l’habillage avec l’agencement du mobilier, de la décoration et de l’ornementation. Panneaux, supports de publicités, présentoirs et autres fournitures d’exposition sont alors disposées de façon stratégique. Il est naturellement recommandé au responsable de stand de veiller activement à ces derniers préparatifs. Les monteurs trouvent un espace dégagé prêt à être aménagé et les surfaces ne doivent en aucun cas dépasser les dimensions convenues.
Le démontage de stand se fait aussi sur plusieurs étapes. Plier un stand parapluie ? Pas besoin d’aide et de spécialiste, l’exposant peut effectuer lui-même cette tâche. En ce qui concerne les autres types de stands, l’exposant est responsable du démontage de son stand et doit être présent sur les lieux lors de l’opération effectuée par les prestataires de service. Il devra procéder rapidement à l’enlèvement de son propre matériel pour laisser place aux équipes de démontage. Les responsables du démontage doivent veiller à évacuer l’intégralité des déchets, et particulièrement les collants de fixation du revêtement de sol. Et il est conseillé de mettre en sécurité auprès de l’organisateur le matériel de valeur qui ne pourrait être emporté sur le champ. Ceci étant dit, le démontage s’avère beaucoup plus simple que le montage mais reste tout de même une étape très délicate et très important surtout si c’est un stand qui sera réutilisé encore au futur et qui ne doit donc en aucun cas être détérioré.
