Plus que toute autre chose, l’organisation d’une fête devient un exercice épuisant pour la personne qui met en place l’événement. Qu’il s’agisse d’un événement officiel ou d’une fête personnelle, les innombrables détails mettent les nerfs à rude épreuve. Payer un organisateur d’événements est la chose intelligente à faire si la réduction des coûts n’est pas une préoccupation immédiate pour vous.
En effet, même avec un budget minime, vous pouvez engager un organisateur d’événements en raison des avantages qu’il peut vous offrir. Par exemple, sur la nourriture. Par vous-même, vous pourriez dépenser beaucoup plus que ce qu’un organisateur d’événements pourrait vous proposer avec ses fournisseurs habituels : matériel, communication, stand paris, musique, mobilier évènementiel…
Le succès de votre événement dépend largement du choix du planificateur d’événements. Tout événement est un assemblage de nombreux ingrédients. Vous devez trouver une personne qui se spécialise dans vos besoins et qui réunira ces éléments spécifiques pour vous. Lorsque vous choisissez un organisateur d’événements, gardez les éléments suivants à l’esprit :
1. La sécurité par le nombre :
Appelez quelques organisateurs d’événements et demandez-leur tous des devis et des références. Non seulement il est bon d’avoir d’autres options, mais cette liste vous donnera également une idée juste des niveaux de prix et des tarifs.
2. Références :
c’est une bonne idée d’obtenir des références et de les vérifier vous-même. Parlez à quelques clients de l’organisateur potentiel et faites-vous une idée de son niveau de compétence.
3. Certificats :
Recherchez un organisateur certifié. Il est utile de savoir que le planificateur a fait l’effort de se faire certifier ! Un certificat signifie également un niveau de compétence de base et une personne qui s’efforce de rester à jour dans son secteur.
4. Réussites similaires :
Recherchez une personne qui a une expérience considérable dans l’organisation d’événements similaires. Il serait imprudent de confier votre conférence décisive à un organisateur de fêtes pour enfants !
5. Curriculum vitae :
Demandez des CV et voyez les cours que le planificateur a suivis pour se maintenir à niveau. De nombreux cours permettent aux managers d’acquérir les connaissances nécessaires pour gérer la valeur stratégique des réunions, intégrer des thèmes dans les réunions d’affaires afin de mieux cibler l’événement, et savoir comment gérer la hiérarchie et le dictum des entreprises. Il est essentiel que le planificateur comprenne l’environnement dans lequel vous lui demandez de travailler, et qu’il soit capable de s’adapter aux variables de cet environnement. Pour commencer, une mère de la mariée paniquée !
6. Ne prenez pas de risques :
Demandez toujours des propositions écrites et assurez-vous de bien comprendre ce que dit la proposition et les conditions de paiement. Effectuez le paiement en plusieurs fois et essayez de conclure l’accord de manière à ce que le dernier paiement soit effectué après la clôture de l’événement. Passez du temps avec le planificateur pour discuter de vos besoins et assurez-vous que la proposition couvre la base. En outre, vérifiez que le planificateur peut répondre à tous vos besoins, y compris la nourriture, les boissons, les sièges et l’hébergement si nécessaire. Pensez à l’avance et donnez des spécifications détaillées.
Le choix du planificateur est presque aussi délicat que d’organiser tout l’événement soi-même. N’oubliez pas d’inspecter le réseau de fournisseurs de l’organisateur. C’est la seule chose qui peut se retourner contre vous lorsque vous pensez avoir tout sous contrôle !
